Welche Hausmeisterkosten sind auf Mieter umlagefähig?

Die Grundregel

Als Betriebskosten auf die Mieter umlegen darf ein Vermieter nur Kosten, die laufend und regelmäßig anfallen — nicht einmalige oder außergewöhnliche Ausgaben. Beim Hausmeister heißt das: Die wiederkehrende Betreuung des Gebäudes ist umlagefähig, die Beseitigung von Schäden und die Verwaltung dagegen nicht. Diese Unterscheidung ist der Kern, an dem sich die meisten Abrechnungen entscheiden.

Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart ist. Ohne eine solche Vereinbarung trägt der Vermieter die Kosten selbst, auch wenn sie an sich umlagefähig wären.

Was umlagefähig ist

Zu den umlagefähigen Hausmeistertätigkeiten zählen in der Regel: die regelmäßige Objektbegehung und Kontrolle, Pflege der Außenanlagen und Gartenarbeit, Reinigung von Gemeinschaftsflächen, Winterdienst, das Bereitstellen und Reinigen der Mülltonnen, kleine Pflege wie das Wechseln von Leuchtmitteln im Treppenhaus, und die Überwachung technischer Anlagen. Es geht um das, was den laufenden Betrieb des Hauses sichert.

Diese Tätigkeiten dürfen in die Nebenkostenabrechnung, sofern sie tatsächlich erbracht und nicht doppelt — etwa zusätzlich zur separat abgerechneten Gartenpflege oder Treppenhausreinigung — aufgeführt werden.

Was nicht umlagefähig ist

Nicht auf die Mieter umlegen darf der Vermieter: Reparaturen und Instandsetzung, also das Beheben von Schäden; Instandhaltungs- und Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters; sowie Tätigkeiten, die eigentlich der Verwaltung zuzurechnen sind, etwa das Führen von Listen oder die Organisation von Handwerkern. Übernimmt der Hausmeister solche Aufgaben, muss dieser Anteil herausgerechnet werden.

Das ist der Punkt, an dem Abrechnungen angreifbar werden: Wird ein Hausmeister pauschal bezahlt und seine Vergütung komplett umgelegt, obwohl er auch Reparaturen erledigt, ist die Umlage anteilig unzulässig. Mieter können das prüfen lassen.

Warum die getrennte Rechnung so wichtig ist

Damit die Umlage sauber funktioniert, müssen die umlagefähigen von den nicht umlagefähigen Kosten getrennt sein. Eine Hausmeisterrechnung, die nur eine Monatspauschale ausweist, macht es der Verwaltung schwer, den richtigen Anteil umzulegen. Besser ist eine Rechnung, die die laufende Betreuung von eventuellen Reparaturen trennt.

Wir rechnen deshalb die regelmäßige Betreuung als Pauschale und zusätzliche Reparaturen gesondert nach Aufwand ab. So sieht die Verwaltung auf einen Blick, was in die Nebenkostenabrechnung darf und was nicht — und muss im Streitfall nichts mühsam auseinanderrechnen.

Im Zweifel prüfen lassen

Die Abgrenzung zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig ist im Detail eine Rechtsfrage, zu der es laufend Urteile gibt. Die Angaben hier beschreiben die allgemeine Praxis und ersetzen keine rechtliche Beratung. Wer eine Nebenkostenabrechnung aufstellt oder prüft, ist bei Unsicherheit mit dem Rat eines Fachkundigen oder eines Mieter- beziehungsweise Eigentümervereins gut beraten.